Kunde wünscht „Entlastung“ im Büro

Der Auftrag beginnt mit einem Lächeln und der Bitte um Entlastung im Büro. Zuviele Emails, zuviele wiederkehrende, gleiche Arbeiten, zuviel Administrativkram.

Beim ersten Kennenlernen formuliert der Kunde – ein Einzelunternehmen im Eventbereich – den verständlichen Wunsch, sich vermehrt auf seine Kernkompetenzen konzentrieren zu wollen und Administratives möglichst auszulagern.

Administratives auslagern

Doch was heisst das konkret? Typische Prozesse in diesem Eventbereich sind: Produkte beschreiben und als Angebot buchbar publizieren, Buchungen bestätigen und Info- und Vorbereitungsmaterial versenden. Nach dem Event Feedback der Teilnehmer einholen und den Kunden über aktuelle Angebote und Events informieren.

Smarte Digitalisierung = Abläufe automatisieren

Nachdem wir diejenigen Prozesschritte mit hohem Wiederholungs- und Standardisierungscharakter herausgearbeitet haben, ging es fix in die Umsetzung:

• auf der Webseite die Produkt-Formate vereinheitlichen, einen Produkt-Detailbeschrieb hinzufügen (Text, Bild, Video),
• eine Event-Verwaltung aufsetzen damit das gleiche Produkt zu verschiedenen Zeiten buchbar wird,
• den Bestellprozess automatisieren inklusive Bestätigung und Vorbereitungsemails mit PDF-Anhängen in definierten Abständen an den Teilnehmer versenden.
• Eine Bezahlfunktion auf der Webseite ist erst für später angedacht.
• Die Teilnehmer erhalten kurze Zeit nach dem Event eine Dankes-Email mit der Bitte um Feedback zum Event.
• Und jeder Teilnehmer bekommt den in monatlichen Abständen versendete Newsletter mit Hinweisen zu den kommenden Events.

Für jeden neuen Event kann der gleiche Automatisierungsablauf wieder verwendet werden: Produktbeschreibung und versendbare PDF erstellen und in der Automatisierung an der entsprechenden Stelle einfügen.

Mehr Zeit für die Kernkompetenz

Der Kunde spart sich mit dem einmal durchdachten Prozess und der implementierten Automatisierung viel Energie und hat nun mehr Zeit, sich denjenigen potentiellen Teilnehmern beim Buchungsprozess zu widmen, die noch unsicher sind und individuelle Beratung benötigen.

Befähigen

Der Kunde wollte auf eigenen Wunsch nach diesem kleinen Projekt die Verwaltung der Automatisierung selbständig übernehmen und in eigener Kompetenz weiterführen. Keine teuren Abos oder Lizenzen!